OKNygaard: Fra "inviterede" til engagerede

Interview med direktør Holger Hansen og fællestillidsrepræsentant Rune Rasmussen

Anlægsgartnervirksomheden OKNygaard er et resultat af en fusion mellem de to virksomheder OK Grøn Anlæg og Nygaard i 2013. De to virksomheder havde hver sin kultur, og der var derfor dubletter af alle funktioner - også samarbejdsudvalg. Fusionen med de i alt 400 medarbejdere var en kærkommen mulighed for at skabe nyt liv i samarbejdet på virksomheden med de mange adresser.

OKNygaard arbejdet målrettet på at give deres samarbejdsudvalg mere luft under vingerne. Virksomheden har fået fokus på de nødvendigste opgaver, og de har udviklet et årshjul, så alle er forberedte på opgaverne. Mest af alt har de fået gennemført et rolleskift, så alle påtager sig et ansvar. Det sker bl.a. ved at uddelegere værtskabet omkring temaer ved SU-møderne. I dag er der ingen, der er ”inviterede” til møderne, men alle er aktivt med i planlægningen og gennemførelsen af temaer og værtskab. Dette har betydet et øget engagement i virksomheden fra alle parter.


Hos OKNygaard ønsker de at komme frem til, at deres gæster ikke kan se, hvem der er arbejdsgiver og lønmodtager. Medarbejderne er frontlinjen i forhold til kunderne i hverdagen. Engagementet skal skinne igennem hos alle, og samarbejdsudvalget er det naturlige omdrejningspunkt for denne diskussion.

Geografisk spredning skaber ekstra behov for et samarbejdsudvalg
Direktør Holger Hansen indleder dobbeltinterviewet med at fortælle om samarbejdsudvalgets centrale rolle hos OKNygaard: "Når vi har en så vidt forgrenet virksomhed med 9 afdelinger i Jylland, på Fyn og Sjælland, er samarbejdsudvalget et vigtigt element i kommunikationen i dagligdagen, så vi har et eller andets sted, hvor vi kan samles. Der er en tillidsrepræsentant og en afdelingschef på hver adresse, men vi har brug for en kommunikationskanal, hvor vi også har mulighed for at samle op om, hvad der rører sig på de enkelte afdelinger. Det siger sig selv, at der er tale om forskellige kulturer på de enkelte adresser, og det må der også gerne være. Men der skal være en vis fællesnævner, ellers giver det ingen mening at have en stor virksomhed.”

Opgaver i det nye fusionerede samarbejdsudvalg
Noget af de første, det fusionerede samarbejdsudvalg tog fat på, var en fælles personalepolitik. Her var situationen så gunstig, at der ikke var den store forskel på de eksisterende personalepolitikker, og SU blev omdrejningspunktet i at få politikkerne smeltet sammen. 

Samarbejdsnævnets udfordringer
Efter nogen tid blev arbejdet i SU noget ensformigt. Man kom med forskellige forventninger: nogle bød ind med noget, andre mødte op ”som inviterede”. Både Holger Hansen og Rune Rasmussen nikker til, at der manglede noget dynamik i arbejdet, og at der manglede en fælles forståelse for, hvad formålet med SU-arbejdet egentlig var. Det blev der gjort noget ved, da virksomhedens forskellige tillidsrepræsentanter havde været på nogle TR-kurser, hvor de var blevet informeret om, at der findes et system med samarbejdskonsulenter. Det blev besluttet at indkalde samarbejdskonsulenterne, som altid kommer som ”sæt” med en repræsentant for arbejdsgiver- og arbejdstagerside. Rune Rasmussen fortæller, at han havde været på et kursus med Paw Jensen fra 3F som oplægsholder: ”Han fortalte om, hvordan samarbejdsaftalen skal bruges, og hvad der ligger af værktøjer, man kan bruge. Ud fra den viden fik vi inviteret samarbejdskonsulenterne til en temadag. Holger Hansen fortsætter: ”Vi havde kalendersat nogle samarbejdsudvalgsmøder, og vi tog ét af møderne ud og erstattede det med en temadag, hvor samarbejdskonsulenterne var med. Vi lagde os fladt ned på ryggen og bad dem om at inspirere os med noget dynamik, en plan for og en vision med samarbejdsudvalget. Vi ønskede at få afstemt vores formål og få defineret vores vigtigste rolle.” For OKNygaard var det vigtigt at få defineret, hvad de skulle bruge SU til. Var det et rent informationsforum, eller var det en mulighed for at man i fællesskab kunne arbejde i en bestemt retning?

Samarbejdskonsulenternes inspiration og redskaber
Både Holger Hansen og Rune Rasmussen synes, at samarbejdskonsulenterne fik givet ny næring til arbejdet i deres samarbejdsudvalg. ”De fik skåret det ud i små bidder for os, og i løbet af temadagen fik vi en god struktur på området”, udtaler Holger Hansen. Gennemgående var de hos OKNygaard for ambitiøse og ville for meget med deres SU. Virksomheden fik med hjælp fra samarbejdskonsulenterne ”kogt retten godt ind”. De trak på deres erfaring fra andre virksomheder, og de opfordrede dem til at begrænse sig og prioritere. Det blev bl.a. til, at SU skulle arbejde med et årshjul, så de hele tiden vidste, hvad de skulle arbejde med i næste kvartal. Gartnererhvervet er kendetegnet ved meget gennemtræk af medarbejdere, og fra ledelsens side savnede man kontinuitet. Med de mange nye ansigter skulle man starte forfra, hver gang der kom nye medarbejdere i SU. Rune Rasmussen understreger, at årshjulet betyder, at man bedre kan forberede sig til møderne.

Værtsrollen skifter
OKNygaards samarbejdsudvalg havde en tendens til, at der var værter og gæster. Det blev efter temadagen lavet om, så værtskabet går på skift, og både personer fra medarbejder- og ledelsesside kan være værter. Og de kan være det sammen eller hver for sig. Virksomheden har nogle små arbejdsgrupper, og de er typisk værter ved det kommende møde. Værterne bestemmer, hvor og hvornår man mødes, og på den måde kommer man ud på forskellige af virksomhedens adresser. ”Værtskabet giver et helt andet medejerskab og engagement – det er helt vildt som det har ændret sig”, siger Rune Rasmussen. Holger Hansen fortsætter: ”Der er ingen, der har lyst til at møde uforberedte op – man er nødt til at have læst på lektien”.

Synligheden tæller
Synligheden på de forskellige adresser har haft en positiv betydning for samarbejdet, for nu er det ikke længere blot folk, der sidder og snakker til et møde. Det bliver nærværende for alle.

Virksomhedens konkurrenceevne
OKNygaard ønsker, at man hele tiden har fokus på virksomhedens konkurrenceevne. Emner som uddannelse, efteruddannelse og trivsel er aktuelle emner. Holger Hansen uddyber: ”Vi skal hele tiden se på, hvordan vi bliver endnu bedre, end vi var i forvejen. Det har vi nu fået rammesat. Vi har også fået afdækket, hvad vi ikke skal snakke om, f.eks. skal vi ikke diskutere lokale udfordringer, for det skal kunne løses lokalt af tillidsrepræsentanten og den pågældende leder. Hvis det derimod er den generel tendens i virksomheden, skal SU tage det op.” 

Kommunikation til forskellige kulturer er en udfordring
At nå ud til den enkelte medarbejder ser Holger Hansen som sin store ledelsesudfordring. Han taler om en "værftskultur" sat op imod en "skibsrederkultur". På et værft har man alle mand samlet på ét sted, og kan derfor kommunikere budskaber let og effektivt. I en skibsrederkultur er der derimod tale om en række skibe, som har hver sin kultur og hver sin leder. Det giver en stor og spændende udfordring, når man skal nå ud med nye budskaber. Og så konstaterer direktøren, ”at i lille Danmark er der mange kulturforskelle; sådan er det bare. Vores forskellige afdelinger er også forskellige. Vi har store afdelinger, som er meget institutionelle, og så er der nogle mindre, som ikke har en lang historie. Men de besidder en vis pionerånd, og det giver en anden gejst. Det er en spændende udfordring, og man kan ikke bare trykke på en knap og sparke det samme budskab ud til alle.

Fælles informationer på smartphones og via stiklinger
Et værktøj, som virkelig har løftet den fælles information, er OKNygaards mobile håndbog, som siden sommeren 2016 har ligget på medarbejdernes smartphones. Det er en mobilvenlig hjemmeside, og her er det muligt at synliggøre alt muligt – også arbejdet i samarbejdsudvalget. Indkaldelser og referater ligger altid i håndbogen, så alle kan følge med i arbejdet. Desuden er der et generelt nyhedsbrev, betjeningsvejledninger til maskiner og overenskomster. Øvrige emner i den mobile håndbog er: Nærvedulykke, Beredskab, Personalehåndbog, Arbejdsmiljøhåndbog, Registreringsattester, Kontaktoplysninger og Om OKNygaard. Den er altid ved hånden: ”Det er ligesom at have en hammer i sømbæltet”, som Holger Hansen udtrykker det. Men virksomheden har fortsat tavlemøder og græsmøder. Desuden bliver de ude på de enkelte arbejdspladser og skurvogne opfordret til at hænge SU-referater op på opslagstavlerne. Rune Rasmussen fortsætter: ”Jeg er også i tæt kontakt til kollegerne omkring lokalaftaler, og hvad vi laver i samarbejdsudvalget. Det fungerer godt med disse én til én møder, for ved stormøder tør folk tit ikke sige noget – det er de samme, som tager ordet hver gang.” Holger Hansen sammenfatter, at der ikke er tale om én kommunikationskanal, men mange som bruges i flæng. Han nævner i denne sammenhæng deres nyhedsbrev News, hvor Stiklingen indgår som en artikel. Her skriver man et indlæg og giver herefter stiklingen videre til en anden afdeling eller en kollega. Der er frit slag, og man kan skrive om en oplevelse, samarbejdet eller en ny maskine. Stiklingen er en stafet på gartnersprog, og den har kørt rundt siden fusionen startede. Det er en effektiv kommunikation.

Fælles visioner giver konkurrencefordele
Som nævnt arbejder OKNygaard med skiftende værtsroller, og det giver ansvar og engagement hos den enkelte. Holger Hansen mener ligefrem, at ”hvis man kommer frem til, at vores gæster ikke kan se, hvem der er arbejdsgiver og lønmodtager, vil det være helt fantastisk. Det er en vigtig erkendelse at nå frem til i forhold til virksomhedens konkurrenceevne, da medarbejderne udgør virksomhedens frontlinje i forhold til kunderne. Rune Rasmussen fortæller, at det handler om at passe sit arbejde og gøre det ordentligt, ”vi skal have det faglige i orden og tænke lønsomheden med ind i vores arbejde. Det er dét, der virkelig tæller, tror jeg.”

Fremtidens samarbejdsudvalg
Hos OKNygaard mener de, at samarbejdskonsulenternes saltvandsindsprøjtning vil kunne holde et godt stykke tid fremover. Men de er parat til at kontakte dem igen, hvis deres SU-arbejde ikke længere har en tilstrækkelig gnist. I en decentral virksomhed som OKNygaard er der flere udfordringer, som modarbejder intentionerne: Rune Rasmussen påpeger, at distancen mellem de forskellige adresser gør det vanskeligere at kommunikere sammen. Holger Hansen ser synligheden som er problem, for SU bliver let opfattet som et udvalg, der bare sidder og snakker. Men med deres mobile håndbog, som alle medarbejdere kender og bruger, bliver det hele lidt mere nærværende. Men medarbejderne og kollegerne skal også synes, at der bliver kommunikeret emner ud, som er interessante for dem. Så for at sikre spredningen af beslutningerne i SU er de lokale tillidsrepræsentanter blevet bedt om at informere om nyheder fra SU.